Dalam mengelola gaji karyawan, divisi keuangan di perusahaan harus bisa melakukannya secara cepat dan akurat. Penggunaan software payroll menjadi solusi terbaik untuk memudahkan proses payroll tersebut.

Proses payroll secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel dinilai sudah ketinggalan zaman. Proses manual ini rentan terhadap kesalahan, mulai dari salah entry data, salah copy paste, hingga salah formula. 

Saat terjadi kesalahan, perlu proses koreksi yang perlu waktu. Belum lagi jika jumlah karyawan yang dikelola cukup banyak, maka akan memakan waktu lebih lama lagi. Akibatnya, bisa saja gajian karyawan mengalami keterlambatan.

Kesalahan proses manual tersebut bisa berdampak pada produktivitas perusahaan. Gaji yang tidak sesuai jumlahnya atau terlambat bisa membuat karyawan tidak puas. Mereka akan menghadap atasan atau divisi keuangan untuk melakukan klarifikasi. Sehingga, waktu yang seharusnya digunakan secara produktif untuk bekerja akan tersita untuk klarifikasi gaji tersebut.

Perlunya Software untuk Mempermudah Proses Payroll

Solusi terhadap kesalahan atau keterlambatan penggajian yaitu dengan menggunakan software payroll. Penggunaan software memberikan berbagai manfaat bagi bisnis perusahaan, antara lain:

Efisiensi Waktu dan Tenaga Kerja

Proses penghitungan gaji karyawan dengan menggunakan software akan lebih cepat dibandingkan dengan penghitungan manual menggunakan Excel. Selain itu, penggunaan software juga akan menghemat tenaga kerja pada divisi keuangan yang juga harus melakukan tugas lain seperti invoicing, pembayaran pemasok, dan lainnya.

Memudahkan Pembuatan Slip Gaji

Dengan menggunakan software, pembuatan slip gaji akan lebih mudah. Slip gaji bisa dikirimkan secara online ke e-mail karyawan. Sementara gaji bisa dikirim ke rekening karyawan dari sistem yang sama. 

Meningkatkan Kinerja Karyawan

Software payroll akan menghindarkan perusahaan dari kesalahan dan keterlambatan gaji. Hal ini akan membuat karyawan lebih puas, sehingga bisa fokus terhadap pekerjaan. Kinerja karyawan pun akan meningkat. 

Mengukur Kinerja Karyawan

Software juga memungkinkan perusahaan untuk mengukur kinerja karyawan. Manajemen bisa dengan cepat mengumpulkan data-data performa karyawan seperti kedisiplinan, hadir tepat waktu, dan tidak sering ijin. Performa karyawan dapat dijadikan tolok ukur bagi manajemen untuk evaluasi kinerja atau penentuan promosi.

Memilih Software Payroll

Setelah mengetahui manfaat apa saja yang diberikan oleh software payroll, perusahaan perlu memilih software yang tepat. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan saat memilih software untuk payroll, antara lain:

Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Pilih software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang mencakup:

• Jenis bisnis: apakah termasuk perusahaan dagang, manufaktur, ritel, atau yang lain
• Jumlah karyawan: semakin banyak jumlah karyawan, maka perusahaan perlu memilih software dengan fitur lengkap.
• Jenis karyawan: apakah karyawan perusahaan termasuk pekerja penuh waktu, pekerja paruh waktu, atau pekerja musiman. 
• Frekuensi penggajian: apakah gaji karyawan dibayarkan secara mingguan, dua mingguan, atau bulanan.

Sesuai Anggaran Perusahaan

Setiap penyedia software memiliki pembayaran yang berbeda. Perusahaan perlu mengetahui apakah biaya berbasis langganan atau biaya tetap, adakah biaya tambahan, dan sebagainya. Dengan demikian perusahaan bisa menyesuaikannya dengan anggaran yang dimiliki.

Kemudahan Penggunaan

Perusahaan perlu mempertimbangkan faktor kemudahan dalam penggunaan software. Perhatikan hal-hal seperti user interface, proses login, hingga kemampuan penggajian secara masal.

Kemudahan untuk Karyawan

Hal lainnya yang perlu dipertimbangkan yaitu faktor kemudahan untuk karyawan. Cari tahu apakah software memungkinkan karyawan bisa mengunduh slip gaji (Employment Self Service (ESS)), serta memiliki modul cuti dan kehadiran.

Teknologi yang Digunakan 

Perusahaan juga perlu mengetahui teknologi yang digunakan, apakah software tersebut berbasis cloud atau on-premises. Jika berbasis cloud, maka sistem bisa diakses melalui browser web. Sedangkan on-premises, sistem diinstal pada server yang bisa diakses melalui komputer-komputer yang terhubung ke server.

Software payroll bebasis cloud bergantung pada jaringan internet yang memiliki kelebihan dari faktor keamanan, kenyamanan, dan kecepatannya. Sedangkan software on-premises lebih cocok jika bandwith terbatas.

Selain itu, cari tahu juga apakah software memiliki kemampuan untuk diintegrasikan dengan aplikasi lainnya, seperti sistem SDM atau akuntansi.

Tingkat Keamanan

Pertimbangkan pula tingkat keamanan yang dimiliki oleh software. Kobocoran database penggajian akan berdampak pada kerugian perusahaan. Perusahaan bisa mencari tahu lebih lanjut di internet mengenai standar keamanan dari software. Pastikan software tidak memiliki histori kebocoran data di masa lalu.

Mudahkan Poses Payroll dengan GajiHub

Jika perusahaan sedang memilih software payroll terbaik, maka GajiHub adalah pilihan yang tepat. GajiHub dikembangkan oleh PT Kledo Berhati Nyaman yang berkantor pusat di Jogja, serta telah membantu lebih dari 5.000 bisnis. 

GajiHub telah berstandar ISO/IEC 27001. Ini adalah standar internasional yang menetapkan spesifikasi sistem manajemen keamanan informasi (ISMS – International Security Management System). Jadi, GajiHub sudah terjamin keamanannya.

Software yang mengintegrasikan Payroll dan HR dari GajiHub akan membantu perusahaan dalam hal:

• Menghitung pajak karyawan (PPh 21 dan PPh 26) dan premi BPJS
• Menghitung gaji gaji karyawan dengan beragam komponen tunjangan, termasuk mengkalkulasi lembur, THR, bonus dan benefit lainnya.
• Menganalisis kinerja karyawan secara real-time di satu tempat. Data Kompensasi, Demografi Karyawan, sampai Data Produktivitas bisa diperoleh di GajiHub.
• Mengelola cuti dan izin karyawan di perusahaan dengan mudah.
• Mengelola jam kerja menjadi lebih mudah, yang memungkinkan perusahaan untuk menerapkan peraturan jam kerja yang beragam atau pembagian pola kerja.
• Mencatat absensi karyawan lebih optimal dengan integrasi langsung ke sistem penggajian perusahaan.
• Mengelola data karyawan lebih mudah sehingga memudahkan perusahaan dalam melakukan manajemen SDM.

Semoga informasi ini bermanfaat bagi pembaca yang sedang membutuhkan software payroll untuk memudahkan pengelolaan gaji karyawan.